Klokkenluidersregeling HMB Accountants B.V.

Inleiding

HMB Accountants hecht veel waarde aan een goede klachtenregeling. Gemelde klachten worden zorgvuldig en vertrouwelijk door ons afgehandeld. Hiermee samenhangend is HMB Accountants B.V. van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie de mogelijkheid moeten hebben om zonder gevaar voor hun eigen rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde te stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem neerleggen bij de vertrouwenspersoon van HMB Accountants B.V.

Reikwijdte

Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

• handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
• alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
• alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
• (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
• (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
• en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

Indien sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de accountantsorganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik gemaakt worden van de klokkenluidersregeling. Het verschil met de klachtenregeling hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

Procedure

• Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid te melden aan de vertrouwenspersoon, mevrouw M. van Zon.
• De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
• Indien sprake is van een (dreigende) van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer, zonder bronvermelding.
• De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft zij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
• Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

Vertrouwelijkheid

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van haar geheimhoudingsplicht.